Die wichtigsten Infos auf einen Blick
- Die GoBD gelten in Deutschland ab 01.01.2017 für alle Einzelhändler.
- Sie stellen Anforderungen an die Speicherung und Aufbewahrung von kassenbezogenen Daten.
- Mit Pickware POS können alle Richtlinien erfüllt werden.
- Es gibt aktuell noch keine Zertifizierung durch den Gesetzgeber. Es haftet ausschließlich der Steuerpflichtige.
- Ab April 2017 bietet DATEV einen Online Archivierungsdienst an, um die Erfüllung der GoBD Anforderungen zu erleichtern.
Seit dem 01.01.2017 gelten für alle Einzelhändler die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – kurz: GoBD. Vereinfacht ausgedrückt geht es bei den GoBD darum, dass alle steuerrelevanten Daten, die an der Kasse entstehen unveränderlich und vor Manipulation geschützt gespeichert werden. Was das genau bedeutet, spezifiziert das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 14.11.2014 (aktualisierte Version vom 28.11.2019), welches hier einzusehen ist. Ein anderes, rechtlich bindendes Dokument, gibt es hierzu aktuell nicht. Neben einer Erläuterung der einzelnen Grundsätze formuliert das Dokument außerdem Anforderungen an das Interne Kontrollsystem (IKS) und zur Datensicherheit, -aufbewahrung und -überlassung. Die wichtigsten Anforderungen hieraus und wie diese mit Pickeware POS erfüllt werden, erläutern wir nachfolgend.
Inhalt der GoBD und Erfüllung mit Pickware POS
Grundsätze der GoBD
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Grundsatz der... |
Erläuterung |
In Pickware POS erfüllt? |
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Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit |
Keine Buchung darf ohne Beleg aufgezeichnet werden. |
Ja, zu jeder Buchung wird mit Pickware ein Beleg erstellt und in der Shopware Datenbank abgelegt. |
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Vollständigkeit |
Alle Datensätze müssen aufgezeichnet werden, dabei darf kein Datensatz doppelt vorkommen. |
Ja, jeder Vorgang aus Pickware POS wird automatisch in der Shopware Datenbank eindeutig identifizierbar abgelegt. |
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Richtigkeit |
Alle Aufzeichnung müssen der Wahrheit entsprechen. Es darf nichts aufgezeichnet werden was nicht tatsächlich passiert ist. |
Ja, sofern alle Eingaben an der Kasse der Wahrheit entsprechen, wird auch genau das aufgezeichnet. Es gibt keine Möglichkeit der Manipulation über die Kasse. |
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Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen |
Alle Vorgänge müssen unmittelbar aufgezeichnet werden. Kassenein- und -entnahmen taggleich. |
Ja, alle Vorgänge aus Pickware POS inkl. Kassenein- und -entnahmen werden sofort live in der Shopware Datenbank abgelegt. |
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Ordnung |
Die Aufzeichnung der Vorgänge muss einer bestimmten Ordnung folgen (z.B. sortiert nach Datum, Nachnamen, etc.) |
Ja, alle Vorgänge werden in einer Datenbanktabelle sortiert nach Datum und mit einer eindeutigen ID versehen abgelegt. |
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Unveränderbarkeit |
Alle Vorgänge müssen einzeln und unveränderbar abgelegt werden. Es muss weiterhin gewährleistet sein, dass die Aufzeichnungen nicht durch eine Änderung der Stammdaten verändert werden. |
Ja, die Aufzeichnungen von Pickware POS werden in der Shopware Datenbank einzeln abgelegt. Eine Änderung der Stammdaten (z.B. Kundengruppe des Kunden oder Steuersatz des Artikels) führt nicht zu einer Änderung der Aufzeichnungen. Darüber hinaus bietet Pickware keine Möglichkeit einmal gespeicherte Aufzeichnungen zu löschen. Auch beim Löschen von Bestellungen bleiben alle Aufzeichnungen vorhanden. |
Weitere Anforderungen aus den GoBD
Neben den allgemeinen Grundsätzen werden im Schreiben weitere Anforderungen zu bestimmten Bereichen erfüllt. Die wichtigsten davon sind nachfolgend aufgeführt.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Die Aufzeichnungen der Kasse müssen durch Einrichtung von entsprechenden Zugriffsrechten geschützt werden. Da die Benutzeroberfläche von Pickware POS, das Shopware Backend und die Shopware Datenbank durch eine Benutzerverwaltung mit persönlichen, verschlüsselt gespeicherten Passwörtern geschützt sind, ist diese Anforderung mit Pickware POS erfüllt.
Datensicherheit
Alle Aufzeichnungen sind gegen Verlust (z.B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern. Hierzu zählt auch das versehentliche Löschen von Daten. Um diese Anforderung zu erfüllen empfehlen wir tägliche Backups deiner Shopware Datenbank* vorzunehmen und sie mit einem Archivierungsdienst abzulegen.
Aufbewahrung
Alle Aufzeichnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) maschinell auswertbar, exportierbar und geordnet aufbewahrt werden. Da alle Daten, die mit Pickware POS aufgezeichnet werden, in der Shopware Datenbank gespeichert werden, ist es also notwendig regelmäßige Backups der Datenbank* vorzunehmen und diese für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in einer bestimmten Ordnung (z.B. nach Datum sortiert) aufzubewahren. Zusätzlich sollten die Belege aus Pickware POS über die Funktion der Rechnungsarchivierung in Pickware ERP gesichert und aufbewahrt werden. Darüber hinaus empfehlen wir, den täglichen mit Pickware POS erstellten Kassenbericht als PDF zu exportieren und abzulegen.
*) Alle Journaldaten werden in der Tabelle pickware_pos_cashbook_entries gespeichert. Wir empfehlen jedoch unabhängig von den GoBD, ein regelmäßiges, vollständiges Backup der Shopware Datenbank.
Verfahrensdokumentation
Das Bundesfinanzministerium empfiehlt in seinem Schreiben die Erstellung einer sog. Verfahrensdokumentation durch den Steuerpflichtigen, aus welcher hervorgeht, inwiefern die GoBD Anforderungen erfüllt werden.
In der Verfahrensdokumentation ist insb. die eingesetzte Software, die dazugehörigen Handbücher sowie eine Erklärung der Systemarchitektur darzustellen. Nachfolgend findest du eine Systemarchitektur, die du in deine Verfahrensdokumentation einfließen lassen kannst. Die Bedienungsanleitung für Pickware POS findest du hier.
FAQ
Gibt es eine Zertifizierung durch den Gesetzgeber, dass mein Kassensystem die GoBD erfüllt?
Leider sieht der Gesetzgeber keine Zertifizierung von einzelnen Kassensystemen vor. Auch Positivtestate im Rahmen einer steuerlichen Prüfung haben keine verbindliche Aussage. Zwar wird im Schreiben erwähnt, dass “Zertifikate” oder “Testate” durch Dritte bzw. durch den Hersteller des Kassensystems bei der Auswahl eines Softwareproduktes helfen können, haben aber keine bindende Wirkung dem Finanzamt gegenüber.